(根据<国家行政机关公文处理办法>2003年9月16日制订)

 

 

    第一条 为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使国务院南水北调工程建设委员会办公室（以下简称国务院南水北调办）的公文（包括电报，下同）处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

 

    第二条 本办法所称公文，是国务院南水北调办在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

 

    第三条 国务院南水北调办机关及直属单位的公文，以及有关部门、有关单位报送国务院南水北调办的公文，适用本办法。

 

    第四条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

 

    第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

 

    第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

 

    第七条 各司（单位）的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。

 

    第八条 国务院南水北调办综合司是国务院南水北调办公文处理的管理机构，主管机关的公文处理工作并指导所属系统的公文处理工作。

 

    第九条 各司（单位）应当有专人负责公文处理工作。

 

 

    第十条 国务院南水北调办的公文种类主要有：

 

    （一）决定

 

    适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

 

    （二）通告

 

    适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。

 

    （三）通知

 

    适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。

 

    （四）通报

 

    适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

 

    （五）报告

 

    适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

 

    （六）请示

 

    适用于向上级机关请求指示、批准。

 

    （七）批复

 

    适用于答复下级机关请示事项。

 

    （八）意见

 

    适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 

    （九）函

 

    适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

 

    （十）会议纪要

 

    适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

 

    第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

 

    （一）涉及国家秘密的公文，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，参照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等有关法规，标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

 

   （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

 

    （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

 

    （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标注主办机关发文字号。

 

    （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。拟请国务院批转的文件，要同时报送代拟写的批复稿，并按附件标注办法附“代拟稿”。

 

    （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

 

    （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

 

    （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

 

    （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

 

    （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

 

    （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

 

    （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

 

    （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

 

    （十四）文字从左至右横写、横排。

 

    第十二条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

 

    第十三条 公文用纸采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

 

 

    第十四条 行文应确有必要，注重效用。

 

    第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

 

    第十六条 国务院南水北调办依据本部门职权可与国务院有关部门互相行文，也可向有关省（自治区、直辖市、计划单列市）人民政府的相关部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向省级人民政府正式行文。如需行文，应报请国务院批转或由国务院办公厅转发。因特殊情况需向省级人民政府正式行文的，应报经国务院批准，并在文中注明经国务院同意。

 

    国务院南水北调办内设行政机构（包括直属单位）除综合司外，不得向外行文；不得制发政策性和规范性文件或审批下达应当由国务院南水北调办审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

 

    “函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

 

    第十七条 国务院南水北调办可与国务院有关部门、有关省（自治区、直辖市）人民政府、相应的党组织和军队机关联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

 

    国务院南水北调办综合司可与国务院有关部门办公厅（室）、有关省（自治区、直辖市）人民政府办公厅（室）、相应的党组织和军队机关的办公厅（室）联合行文，与同级人民团体办公厅（室）和具有行政职能的事业单位的办公厅（室）也可以联合行文。

 

    直属单位可向国务院南水北调办联合行文。

 

    第十八条 联合行文应当明确主办部门。

 

    第十九条 报送国务院南水北调办的公文，须经综合司统一处理。

 

    第二十条 未经协商一致，各有关单位不得各自向外行文。如擅自行文，上级应当责令纠正或撤销。

 

    第二十一条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

 

    第二十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

 

    “报告”不得夹带请示事项。

 

    第二十三条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

 

    第二十四条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

 

 

    第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

 

    第二十六条 草拟公文应当做到：

 

    （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

 

    （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

 

    （三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

 

    （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

 

    （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

 

    （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

 

    （七）应当使用国家法定计量单位。

 

    （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

 

    （九） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

 

    第二十七条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应在充分协商并取得一致意见后方可行文；如有分歧，经协调仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

 

    第二十八条 公文送负责人签发前，应当由综合司（处）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

 

    联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

 

    第二十九条 以本单位的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

 

    第三十条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

 

    经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

 

    第三十一条 各单位拟发文件，不得夹杂在内部请示、报告中一起呈领导签发。

 

 

    第三十二条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

 

    第三十三条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。

 

    第三十四条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经综合司（处）负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。

 

    第三十五条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

 

    第三十六条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

 

    第三十七条 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。

 

    第三十八条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

 

    第三十九条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

 

 

    第四十条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

 

    个人不得保存应当归档的公文。

 

    第四十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

 

    第四十二条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

 

    第四十三条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

 

    第四十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

 

    第四十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求（不能使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

   

 

    第四十六条 公文由文秘部门或专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。

 

    第四十七条 文秘部门应当建立健全本部门（单位）公文处理的有关制度。

 

    第四十八条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者综合司（处）主要负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

 

    第四十九条 公开发布行政机关的公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

 

    第五十条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关的证明章。

 

    第五十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

 

    第五十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合司（处）负责人批准，可以销毁。

 

    第五十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

 

    第五十四条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

 

    工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

    第五十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

 

 

    第五十六条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

 

    第五十七条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，可制定本单位的试行规定。

 

    第五十八条 各级综合司（处）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

 

    第五十九条 本办法自发布之日起施行。

 
（国调办综[2003]5号　2003年9月16日）